Information gemäß DSGVO

Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten — Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

E-Mail: datenschutz@nova-hotels.de

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Persönliche Stammdaten

• Vor- und Nachname
• Anschrift (Straße, PLZ, Stadt, Land)
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Daten Ihres Ausweisdokuments (Art, Nummer, ausstellende Behörde, Gültigkeit)
• Kontaktdaten (Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse)

3.2 Reisedaten

• An- und Abreisedatum
• Zimmer- und Buchungsdetails
• Daten Ihrer Begleitpersonen
• Zweck der Reise (privat/geschäftlich)

3.3 Geschäftliche Daten (bei Geschäftsreisen)

• Firmenname und -anschrift
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

3.4 Bildhafte und biometrische Daten

• Foto Ihres Ausweisdokuments bei optionaler digitaler Erfassung über die Kamera Ihres Smartphones
• Digitale Unterschrift, die Sie auf dem Anmeldeformular leisten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage folgender Rechtsvorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Beherbergungsvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 29 ff. Bundesmeldegesetz (BMG) — Gesetzliche Pflicht zur Erfassung von Beherbergungsgästen (Meldeschein)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen, insbesondere für Sicherheit, Buchhaltung, Betrugsprävention und Erstellung von Zugangscodes
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, soweit erforderlich (z. B. bei optionalen Marketing-Mitteilungen)

5. Zweck der Datenverarbeitung

• Abwicklung Ihrer Buchung und des Beherbergungsvertrags
• Erfüllung der gesetzlichen Meldepflicht nach BMG
• Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Generierung und Bereitstellung Ihres digitalen Türcodes
• Kommunikation mit Ihnen über Ihren Aufenthalt
• Vorbeugung von Betrug, Schäden und Missbrauch

6. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden im erforderlichen Umfang an folgende Empfänger weitergegeben:

• Property Management System (PMS): Apaleo GmbH, Gmunder Str. 53, 81379 München, Deutschland
• Türschloss-Dienstleister: TTLock (Sciener Co., Ltd.) — zur Generierung Ihres digitalen Zugangscodes
• Messaging-Dienstleister: Trengo (für Zustellung von WhatsApp, SMS und E-Mail), WhatsApp/Meta (für WhatsApp-Nachrichten)
• Automatisierungs-Dienstleister: Make.com (Celonis SE)
• Datenbank-Dienstleister: Airtable Inc.
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen unserer Buchhaltung
• Behörden, soweit eine gesetzliche Auskunftspflicht besteht (z. B. Polizei, Finanzamt)

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage:

• EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission
• Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO)

8. Speicherdauer

• Meldedaten (Meldeschein): 1 Jahr nach Ende des Aufenthalts gemäß § 30 Abs. 4 BMG, danach Löschung
• Rechnungsdaten und steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO
• Foto Ihres Ausweisdokuments: wird 7 Tage nach Ihrer Abreise automatisch gelöscht
• Digitale Unterschrift: wird zusammen mit dem Meldeschein gespeichert und unterliegt derselben Aufbewahrungsfrist
• Zugangscodes (Türcode): werden mit Ablauf der Gültigkeit (Abreisedatum) deaktiviert und nach 30 Tagen aus dem Schloss entfernt

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

9.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer Daten zu verlangen.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht.

9.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen:

• TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung (HTTPS)
• Zugangsbeschränkungen auf das Need-to-Know-Prinzip
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen unserer Systeme
• Geschulte Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die rechtliche Wirkung für Sie hätte, findet nicht statt.

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Erhebung der Meldedaten (Meldeschein) ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 29 BMG). Ohne diese Daten können wir Sie nicht beherbergen. Die übrigen Daten benötigen wir zur Vertragserfüllung — eine Verweigerung führt dazu, dass wir den Beherbergungsvertrag nicht abschließen können.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen oder unsere Verarbeitungstätigkeiten ändern. Die aktuelle Version ist stets unter dieser Adresse abrufbar.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@nova-hotels.de.

Siehe auch: Impressum · Hausordnung